Система контроля и учета рабочего времени сотрудников предполагает установку специальных турникетов или терминалов. Первый вариант целесообразен для крупных предприятий с большим количеством сотрудников, тогда как небольшие терминалы учета рабочего времени могут монтироваться в маленьких организациях непосредственно при входе в кабинеты. Каждый сотрудник обеспечивается идентификатором, который предъявляет считывателю. Система учитывает срабатывания и формирует специальный табель учета времени прихода на работу персонала, поддерживая любые по типу формирования графики, которые разрабатываются для каждого работника. Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкий монтаж системы контроля работы персонала в равной степени необходим и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.
Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным. Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.
Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы – проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.