Бухгалтерский архив организуется следующим образом: по истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера ( проводки) или журналы-ордера и ведомости вместе с относящимися к ним документами должны быть подобраны в порядке последовательности их номеров и переплетены.
Дела из бухгалтерского архива выдаются только по письменному разрешению главного бухгалтера. При изъятии документов судеб-но-следственными органами должно быть постановление об изъятии, сделана отметка в Архивной книге, а на место изъятых документов в папку вкладываются копии документов, копия протокола изъятия документов.
Выдача дел из бухгалтерского архива другим структурным подразделениям объединения или предприятия производится по распоряжению главного ( старшего) бухгалтера. При этом на место изъятого документа помещается его копия с указанием на обороте основания и даты изъятия подлинника. На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт. После его утверждения документы передаются организациям, заготавливающим вторичное сырье.
Выдача дел из бухгалтерского архива другим структурным частям данного предприятия производится только по распоряжению главного ( старшего) бухгалтера.
Срок хранения документов в бухгалтерском архиве, а также порядок передачи их по истечении этих сроков в общий архив предприятия ( организации) определяются действующими правилами, утвержденными в установленном порядке.
После этого первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению один год. По истечении указанного срока документы передаются в постоянный архив. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ.
Документы, необходимые для использования в практических целях сроком до пяти лет, хранятся в бухгалтерском архиве объединения, предприятия, а после этого уничтожаются без разрешения архивного учреждения. Документы, имеющие научно-историческую и практическую ценность, подлежат постоянному хранению, передаются в государственный архив. Архивные документы при журнально-ордерной форме учета хранятся в папках ( делах) с подразделением по названиям и номерам журналов-ордеров. Внутри папки документы располагаются в порядке последовательности их записи в журналы-ордера.
Общий отдел бухгалтерии предприятия ведет учет всех остальных хозяйственных операций, составляет сводные и обобщающие документы, организует бухгалтерский архив.